BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.
B. Rumusan Masalah
Untuk membatasi bahasan yang akan diuraikan dalam pembahasan maka dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ketatausahaan di sekolah?
2. Apa saja jenis-jenis ketatausahaan yang ada di sekolah?
3. Bagaimana Ketatausahaan sekolah yang baik itu?
4. Apa saja kegiatan ketatausahaan yang lain?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Menurut The Liang Gie (2000:50).
a. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
c. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
d. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
f. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat.
3. Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, men-cap, menelpon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi dan sebagainya.
4. Ciri-ciri :
a. bersifat pelayanan,
b. merembes kemana-mana,
c. dilakukan oleh semua pihak, dan
d. banyak memakai alat tulis, berkas mata dan pikiran.
5. Peranan :
a. Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi.
b. Menyediakan keterangan untuk pimpinan.
c. Melancarkan perkembangan organisasi.
6. Peralatan :
a. material lembaran,
b. material non lembaran,
c. alat tulis dan non tulis, dan
d. mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain-lain.
7. Hasil kerja : formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda berketerangan dan sebagainya.
B. Jenis-jenis kegiatan dan tugas-tugas ketatausahaan
1. Jenis- jenis kegiatan ketatausahaan
Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tata usaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:
a) Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.
Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha.
b) Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:
1) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
2) Mengisi buku induk dan buku klaper.
3) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
4) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
5) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
6) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.
c) Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
1. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
2. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
3. Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
4. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
5. Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administratif.
6. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
d) Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
1. Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan.
2. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.
e) Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
1. Pengurusan surat-surat masuk (agenda)
Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan)
Menyerahkan surat kepada alamat,
Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)
Tata usaha melaksanakan disposisi.
Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar.
Pengarsipan surat tersebut.
2. Pengurusan surat keluar (ekspedisi)
Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan:
Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.
Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.
Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.
Mengirimkan surat tersebut ke alamat.
3. Pengeturan penyimpanan surat (pengarsipan)
Surat-surat yang sudah selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan.
Penanganan arsip yamg baik menjadi satu tanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali.
Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:
Menurut tanggal masuknya surat
Menurut pokok/surat
Menurut daerah asal surat
Menurut abjad nama pengirim surat
Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.
f) Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
g) Kegiatan yang menunjang manajemen sarana
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan. Selain kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana prasarana. Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh.
Kegiatannya mencakup:
1) Menjaga kebersihan ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang termasuk wilayah sekolah.
2) Menjaga keamanan khususnya pada waktu tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah.
3) Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
4) Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.
5) Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.
4. Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)
Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan masyarakat (sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996)
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu:
a) Menulis surat
b) Membaca
c) Menyalin (menggandakan)
d) Menghitung
e) Memeriksa
f) Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g) Menyimpan dan menyusun indeks
h) Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)
C. Ketatausahaan Yang Lain
Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlikan disekolah.
1. Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administrative. Daftar hadir ini diletakkan dimeja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani pegawai bila masuk kerja. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. Data dalam daftar hadir akan membantu objekyivitas kepada kepala sekolah dalam mengisi format BP3.
2. Buku Piket
Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama oleh Kepala Sekolah. Data yang tertulis dalam Buku Piket merupakan bukti otentik dari hal yang terjadi setiap hari.
3. Buku Notulen Rapat Sekolah
Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. Pengisian buku notUla rapat diisikan oleh guru yang ditunjuk oleh Kepala Sekolah secara bergilir
Hal - hal yang perlu dicatat dalam Notulen Rapat antara lain:
a. Hari, Tanggal Rapat
b. Waktu dan Tempat diselenggarakan rapat
c. Acara rapat
d. Daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir, siapa yang tidak hadir, alasannya kenapa)
e. Risalah jalannya rapat
f. Keputusan rapat
g. Tanda Tangan Kepala Sekolah dan Notulis
D. Ketatausahaan Sekolah yang Baik
Masa depan sebuah sekolah sebagian besar ditentukan oleh orang-orang yang ada di sebuah lingkungan sekolah. Untuk meraih masa depan sekolah yang lebih baik, seyogyanya setiap personalia sekolah saling bersinergi, bekerjasama dan sama-sama bekerja dengan penuh keikhlasan untuk mewujudkan masa depan sekolah yang lebih baik, lebih mencerahkan dan lebih mencerdaskan kehidupan bangsa.
Penempatan pegawai tata usaha sekolah ke depan seharusnya benar-benar empertimbangkan mutu, kemampuan, kecakapan, atau keahlian yang memadai untuk melaksanakan tugas mereka di bidangnya masing-masing. Diharapkan ke depan pegawai tata usaha sekolah benar-benar tenaga profesional di bidangnya, seperti profesional di bidang manajemen perpustakaan, profesional di bidang manajemen keuangan sekolah, profesional di bidang kearsipan, profesional di bidang teknologi informatika komputer. Dan penempatan tenaga profesional di lingkungan tata usaha sekolah ini seyogyanya mengacu pada prinsip the righ man on the righ job.
Selain memiliki kemampuan, keahlian atau kecakapan yang memadai, yang tidak kalah pentingnya ialah pegawai TU sekolah di masa depan harus memiliki visi dan komitmen yang kuat untuk turut memajukan dunia pendidikan. Sekolah di samping menjadi “lahan penghidupan” juga harus dipandang sebagai lahan untuk beramal. Sehingga setiap pekerjaan tidak harus selalu diukur dengan materi yang akan diterima. Seyogyanya prinsip hidup berbuat dan memberikan yang terbaik” menjadi budaya setiap individu di lingkungan sekolah. Ini juga berarti pegawai TU sekolah juga harus memiliki kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial di samping kompetensi profesional.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1) Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
2) Jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan:
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
g. Kegitan yang menunjang manajemen sarana.
3) Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu :
a. Surat dinas
b. Nota dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar
e. Surat kawat (telegram)
f. Surat edaran
g. Surat undangan
h. Surat keputusan
i. Instruksi
j. Surat tugas
k. Pengumuman
4) Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlikan disekolah.
a. Daftar Hadir Pegawai
b. Buku Piket
c. Buku Notulen Rapat Sekolah
B. Saran
1) Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik.
2) Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-tugas ketatausahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Ansyar, Mohammad. 1989. Dasar Dasar Ketatausahaan Sekolah. Jakarta: Depdikbud
http://blog.elearning.unesa.ac.id/marita-fadhilah/menejemen-ketatausahaan-sekolah
0 komentar:
Posting Komentar